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Il messaggio
Versione 3x
Preparare un messaggio con Pegasus Mail
1 Messaggi in partenza
Dopo aver installato e configurato Pegasus Mail, finalmente vogliamo mandare
qualche messaggio ad amici conoscenti, parenti o clienti.
Una volta aperto Pegasus Mail prenderemo un nuovo "foglio di carta da
lettera" questa volta "elettronico" premendo la prima icona a sinistra
nella barra degli strumenti, quella con foglio bianco e penna.
Questa è la finestra che ci appare: il new
message Composer
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1.1 Scrivere un nuovo messaggio
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| Scriveremo subito l’indirizzo nella sua forma corretta amico-mio@indirizzo.suo
Tutti gli indirizzi di posta elettronica sono in questa forma: un
nome il simbolo @ che si pronuncia ET ( una <è>
aperta, smettiamola di chiamarla "chiocciolina" che fa veramente ridere).
Poi nel campo apposito scriveremo l'oggetto della lettera usando
poche ma significative parole. Se vogliamo mandare copie di questo messaggio
ad altre persone, scriveremo tutti gli indirizzi separati uno dall’altro
da una virgola, nel campo Cc che significa Carbon Copy. Finalmente
nel corpo del messaggio sfogheremo tutto l’estro letterario distribuendo
al mondo le nostre perle di saggezza |
1.2 Alcune utilità
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Come possiamo verificare nella immagine precedente, al di sotto degli
indirizzi ma prima del corpo del messaggio troverete 6 bottoni che servono
ad attivare alcune funzioni supplementari:
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Confirm Reading: marcando questo bottone si può ottenere
una ricevuta di lettura del messaggio da parte del destinatario, SOLO SE
il destinatario ha autorizzato questa funzione automatica nel suo mailer.
Anche noi possiamo autorizzare o meno l’invio di ricevuta, basta andare
in:
Tools | Options | Advanced settings e
marcare il bottone "Accept confirm reading"
-
Confirm Delivery: marcando questo bottone si ottiene un messaggio
automatico dal provider del destinatario confermando che il destinatario
ha ricevuto il messaggio. Questa funzione è indipendente dalle nostre
configurazioni, non possiamo cioè ottenere che il nostro provider
NON mandi una ricevuta di consegna se questa viene richiesta. Non tutti
i providers però hanno questa funzione attivata e può accadere
che non riceviamo ricevuta, pur avendola richiesta
-
Copy Self: marcando questo bottone Pegasus Mail conserva una copia
del nostro messaggio e lo archivia nella cartella che avremo indicato durante
la configurazione. Controllare in Tools | Options
| General Settings ( ci si arriva rapidamente con Shift+F10) che
il campo Copies to Self sia effettivamente stato completato col
nome del nostro folder preferito per l’archiviazione.
-
Urgent: da usare con molta parsimonia. Quasi tutti i software di
posta riconoscono questo segnale e il messaggio mostrerà il soggetto
scritto in rosso e sempre in cima alla lista dei messaggi. Questo segnale
di urgenza non sarà più in evidenza appena il messaggio sarà
stato letto. Eh già, l’urgenza è finita… Da notare che marcare
il messaggio come urgente non accelera in alcun modo il suo viaggio verso
il destinatario.
-
Encrypt: Pegasus Mail ha un piccolo sistema incorporato per codificare
il nostro messaggio. Non è un sistema a prova di bomba come possono
essere altri sistemi come ad esempio PGP.
-
Signature: questa funzione assai comoda ci permette di preconfezionare
fino a nove firme e scegliere poi al momento quella che preferiamo usare
per ogni singolo messaggio. Per preparare la serie di firme bisognerà
andare in Tools | Options | Signatures
ed editarle, una alla volta, nel campo centrale.
Potremo avere una firma formale completa contenente il nostro nome per
esteso, indirizzo postale numero telefonico, una firma abbreviata con meno
dati, una firma contenete una frase scherzosa a piacere e via andare.
E' buona norma non lasciarsi prendere la mano e, se possibile, evitare
di scriverci anche l’oroscopo del giorno e le quotazioni di borsa.
Possiamo assegnare una firma standard che Pegasus Mail userà
sempre, salvo dare indicazioni diverse caso per caso.
Una grossa novita' introdotta in questa nuova versione è una
toolbar di formattazione che troviamo nell' editor:
Possiamo cosi' rendere i nostri messaggi piu' creativi, con l'uso di
caratteri diversi e di diverse dimensioni, colori, grassetto, sottolineato,
corsivo ed indentature. per queste funzioni basta evidenziare la parola
o il paragrafo intero e premere la funzione prescelta. Se abbiamo creato
una indentatura che non ci piace, per fare "retromarcia" dovremo ripremere
il tasto assieme al tasto Ctrl
Il rovescio della medaglia è che non tutti dispongono di programmi
di posta in grado di leggere il testo formattato in modo cosi' creativo,
e potremo facilmente incorrere nelle ire di chi queste caratteristiche
non le ha ed al posto della formattazione ricca, si ritroverebbe
una serie di strani segni, assai poco graditi. Se non siamo sicuri che
il destinatario della nostra lettera "ricca' possa leggerla, sarà
meglio abilitare un'apposita opzione
( Sending mail | always remove formatting) che, al momento della
spedizione, normalizzerà il messaggio, togliendo cio' che avevamo
faticosamente creato. A buon intenditor.... |
Una ulteriore grossa novita' la troviamo cliccando il tasto
destro del mouse quando siamo nelle principali finestre di Pegasus
Mail come il Folder Manager, il Folder Browser, il Message Reader ed il
Message Composer o Editor. Ci appare infatti un ampio menu', chiamato menu
contestuale, dotato di una vasta gamma di comandi di diverso tipo a seconda
della finestra sulla quale stiamo operando. Ecco un esempio di menu contestuale
nell'editor. Come possiamo vedere ...non si è badato a spese.
Tra le opzioni offerte, ora è possibile importare nel
messaggio da spedire anche una immagine in formato Bitmap (.BMP), oppure
un testo preso tramite Cut o Copy da qualsiasi altra fonte ed inserirlo
nel messaggio come testo quotato.
1.3 Includere files in un messaggio
E' molto comodo usare la posta elettronica per spedire un "pacchetto" contenente
uno o più files insieme al nostro messaggio. Nel nostro "foglio
di carta da lettera" troveremo in alto l'etichetta Attachments che
ci mostrerà la seguente finestra:
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E' una finestra abbastanza intuitiva: basta cercare il file che vogliamo
accludere utilizzando le finestrelle: Drives, Directories e Files;
una volta trovato, un click ce lo sistema nella finestrella Filename
e basterà cliccare ora su Add per vedere il nostro file collocato
nella finestrona superiore a conferma che sarà spedito.
Un sistema ancora piu' celere consiste nel fare doppio clic sul nome
del file individuato ed andrà subito nella finestra grande
senza passaggi intermedi.E' naturalmente possibile ripetere il procedimento
per accludere multipli file al nostro messaggio. Ora possiamo tornare al
messaggio premendo l'etichetta Message oppure premere F8.
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A proposito di Enclosures ed Attachments
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Nei capitoli iniziali riguardanti la configurazione abbiamo già
spiegato la differenza tra Enclosures ed Attachment ma possiamo approfondire
un poco.
Un file può essere indifferentemente o quasi , essere inviato
come Enclosure, cioè all’interno
del nostro messaggio, oppure come Attachment
cioè come messaggio successivo. Verrebbe spontaneo pensare che il
primo caso è migliore (il destinatario riceverà un messaggio
solo, comprendente anche il file , anzichè dover leggere prima il
messaggio e poi aprirne uno ulteriore per vedere il file). Infatti è
proprio così, il primo caso è migliore salvo alcuni casi
particolari. Mettiamo il caso che si debbano inviare diversi files e magari
corposi. Questo renderebbe il singolo messaggio di dimensioni ragguardevoli.
Pegasus non ha problema alcuno a spedire un grosso file ma chi riceve potrebbe
avere un vecchio programma di posta che non riesce a gestire un file molto
grosso. A questo potenziale problema se ne aggiunge un altro: il nostro
messaggio non va direttamente dal nostro computer a quello del destinatario
ma transita attraverso un certo numero di macchine durante il percorso;
il primo è il nostro stesso provider che riceve i nostri messaggi
attraverso un server configurato col protocollo SMTP (simple mail transfer
protocol) e li spedisce ad un altro server e così via finchè
arriverà al server (configurato col protocollo POP3 = postal office
protocol 3) del provider del nostro corrispondente e lì rimarrà
in giacenza finchè il destinatario lo scaricherà.
Ho fatto un lungo discorso per indicare quali tortuose vie il nostro
messaggio percorre; durante il percorso il nostro singolo grossissimo file
può trovare un intoppo: uno dei server durante il transito può
essere configurato in modo da non essere in grado di ricevere files eccedenti
certe dimensioni e ci vedremmo ritornare il messaggio. Tutto ciò
accade sempre meno, ma visto che per superare questi casi abbiamo a disposizione
uno strumento adeguato, è il caso di non dimenticarlo. Per file
molto grossi o serie di files NON marcare il bottone Send enclosures….in
Preferences.
L'etichetta Special, presente nel
nuovo messaggio, ci consente alcune opzioni.
Una è molto importante e va marcata: Use
MIME encoding. Non credo sia necessario per ora approfondire
i motivi squisitamente tecnici alla base di questa opzione, ma certamente
lo faremo, insieme ad altre opzioni presenti in questa finestra, nell’ultimo
capitolo dedicato a configurazioni avanzate.
Ulteriori opzioni presenti sono la Blind Carbon
Copy: serve per mandare una copia del messaggio senza che ciò
venga rivelato.
Send reply to… se volete ricevere
risposte ad un indirizzo diverso.
Message is obsolete after… consente
di specificare una data oltre la quale il messaggio non ha più importanza
e verrà archiviato in colore grigio.
E' anche possibile stabilire una diversa larghezza per le righe e l'indentatura
dello specifico messaggio senza per questo modificare i settaggi già
definiti nelle opzioni.
E' anche possibile aggiungere alcune informazioni extra agli headers
che saranno formati al momento della spedizione del messaggio.
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1.4 Come spedirli
Una volta che il nostro messaggio è completo, spedirlo è
cosa facile. Premiamo il tasto Send e
Pegasus Mail metterà
il messaggio in coda, pronto per essere spedito; la spedizione vera
e propria dipende solo da noi: una volta online il
pulsante che attiva la spedizione è nella barra degli strumenti
contraddistinto da un globo ed una freccina blu. è il primo
di una serie di tre globi. Il secondo serve a ritirare eventuale posta
per noi, il terzo prima ritira la posta in giacenza poi
spedisce quella in coda.
La posta in coda, o attesa, di spedizione viene conservata nel Queue
Manager, un apposito folder:
Quando saremo collegati e spediremo la posta, essa verrà normalmente
rimossa dal Queue manager.
Naturalmente finche la posta è in giacenza in questo speciale
folder, abbiamo ancora la possibilita' di intervenire sia per
modificare ulteriormente il messaggio, sia per cancellarlo, se nel
frattempo sono intervenute considerazioni tali da farci
cambiare idea.
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| 1.5 Il Circulation Message
Un'altra delle tante novita' di questo incredibile programma di posta
e' il messaggio circolante che è molto utile in un gruppo di lavoro.
Il messaggio circolante viene originato da un membro del gruppo che manda
un documento agli altri membri, per avere i loro commenti. La dinamica
del messaggio è la seguente: si scrive un documento usando il messaggi
di circolazione, che si apre tramite il menu'...
Ed ecco la finestra relativa:
Come si può vedere, nel campo destinato all'indirizzo al posto
del consueto To: troviamo Circulate
to:
Cosa fare ? Scriveremo gli indirizzi di tutti i destinatari (
potremmo per comodita' creare una lista di distribuzione nel caso il gruppo
comunichi frequentemente) e, una volta composto il documento premeremo
Send. Cosa succede ora ? Il messaggio NON sarà inviato a
tutti gli indirizzi contemporaneamente, ma solo al primo della lista il
quale, una volta letto ed aggiunto un proprio testo di commento, non farà
altro che premere Send ed il messaggio sarà inviato automaticamente
al secondo indirizzo della lista e cosi' via fino a raggiungere l'ultimo;
una volta che anche l'ultimo destinatario avrà aggiunto i propri
commenti, premerà il tasto Send ed il messaggio tornerà
finalmente al mittente d'origine che avrà cosi' la serie completa
dei commenti, ognuno in forma separata. L'ordine da seguire per la successione
degli indirizzi può essere importante, infatti ogni destinatario
ha la possibilita' di leggere i commenti dei destinatari precedenti. I
commenti che ognuno scriverà saranno in una pagina nuova, in modo
che ogni commento sia ben distinto.
Ecco come un tale messaggio si presenta all' arrivo :
Vediamo che la prima sezione contiene solo degli headers (potremmo definirli
una testata), che spiegano l'itinerario del messaggio; vediamo anche che
il mittente d'origine ( campo From:) ha usato effettivamente una lista
di distribuzione ( campo To: ); vediamo inoltre in che data i vari membri
hanno a loro volta rispedito il messaggio.
La finestrella sottostante consente di leggere tanto il messaggio originale,
quanto i commenti dei vari membri. Al momento di aggiungere i nostri commenti,
cliccheremo sulla barra Add comments then circulate.
Ecco la finestra che ci appare quando clicchiamo sulla barra:
Come si può vedere è una finestra piu' essenziale, infatti
vi è solo il Message composer ed
i pulsanti per cancellare o spedire. Come abbiamo già detto, non
abbiamo facolta' ne' possibilita' di modificare l'ordine di spedizione
già prestabilito dal mittente primario di tale messaggio.
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1.6 Salvare messaggi
Stiamo scrivendo un messaggio e per mille motivi vogliamo interrompere
e riprendere in un altro momento: come fare ?
Nulla di piu' facile: un comando sia da menu', sia da toolbar ( bisogna
crearlo noi ) sia da tastiera (Ctrl+S) ci consente di salvare il messaggio:
Quando scegliamo di salvare ci appare una finestrina di dialogo
che già ci descrive brevemente il destinatario ed il
titolo. A noi basta cliccare OK senza fare null'altro. Il messaggio e'
disponibile per essere di nuovo aperto e terminato in un secondo momento.
E' pero' necessario dire che abbiamo anche una seconda possibilita'
che ci viene offerta marcando la casella :
Save as mail stationery. Qual'e'
la differenza ? Se lo salviamo semplicemente come Draft, lo possiamo
aprire e salvare successive altre volte MA...quando finalmente lo spediremo,
verrà rimosso dal Draft Manager,
l'apposito folder che si occupa di conservare
i file salvati.
Naturalmente abbiamo sempre la nostra
copia carbone, ma non è comoda da usare per fare una successiva
spedizione dello stesso messaggio. Ecco dov'e' l'utilita'
di salvare come Mail stationery:
il nostro messaggio verrà sempre conservato
nel Draft manager, e potrà essere aperto e modificato a piacimento,
MA...il momento della spedizione non verrà
rimosso dal Draft manager. Grande comodita' questa perche' sarà
possibile prevedere dei messaggi da spedire periodicamente, o dei formulari
/ questionari, ripetitivi, da spedire a richiesta.
Modificando un messaggio, Draft o Stationery
che sia, e salvandolo di nuovo, abbiamo anche la possibilita' di
conservare sia la copia prima della modifica sia
quella modificata: quando sceglieremo di salvare un messaggio già
esistente ci verrà offerta la scelta di rimpiazzarlo col nuovo o
di salvarlo con diverso soggetto in modo da ifferenziarlo
e lasciare al suo posto quello precedente: ecco la finestrella che ci chiede
se sostituire o crearne una seconda copia.
2 Messaggi in arrivo
2.1 Come ritirarli
Siamo online e vogliamo vedere se c’è posta per noi: basta premere
il globo centrale, quello con una freccina rossa e Pegasus controllerà
nella nostra casella postale presso il nostro provider se ci sono messaggi
in giacenza. 
Se ce ne sono immediatamente li ritira, uno alla volta e nella
barra di stato giù in basso si può leggere l’avanzamento
lavori. Laddove c’è normalmente scritto Press for help
troverete un’altra scritta: POP3 connecting, che cambierà
in: POP3 getting message list, ed infine POP3 downloading message
1 of 23 ( solo un esempio). è una scritta che cambia molto rapidamente:
23 messaggi potrebbe scaricarli in 30 secondi circa. Scaricati i messaggi,
se non si ha altro da fare online, si chiude il collegamento e si va a
leggere la posta ricevuta. |
2.2 Leggere la posta ricevuta
Appena Pegasus Mail finisce di ritirare la nostra posta la parcheggia nella
cartella New Mail Folder che verrà
aperta automaticamente e vedremo l’elenco dei messaggi ricevuti: per
leggerli basta fare un doppio click su
ognuno di loro, a turno oppure evidenziarne uno a scelta e premere
il bottone Open:
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Ecco come ci appare la finestra di uno dei nuovi messaggi
appena ricevuti.
Tale finestra è chiamata Message Reader
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2.3 Rispondere
Per rispondere ad un messaggio basta premere il pulsante Reply e
Pegasus Mail ci aprirà una finestra già preparata con l’indirizzo
della persona alla quale rispondiamo ed il soggetto che inizierà
con l’abbreviazione Re:
Abbiamo la possibilita' di scegliere molte opzioni relative alla nostra
risposta. per ottenere cio' andremo nel menu': Tools
| Options | General settings (oppure Shift + F10) e marcheremo
Offer advanced options for replies
e per ogni nostra risposta Pegasus Mail ci mostrerà la finestra
Reply options
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 . |
| Il primo bottone consente di avere il messaggio originale a
disposizione, che può ( e spesso DEVE ) essere editato per brevità.
Così sarà molto rapido ed assai efficiente, rispondere punto
per punto inframezzando le nostre risposte tra le righe del messaggio ricevuto.
Il secondo bottone ci farà ottenere che tutte le
righe del testo a cui rispondiamo inizino col segno > per differenziare
il testo originale dalle nostre note.
I primi due bottoni vanno generalmente sempre marcati.
Il terzo bottone consente di mandare una copia carbone
della risposta alla persona che eventualmente ha ricevuto una copia carbone
dello stesso messaggio.
Il quarto bottone consente di riformattare le righe del
messaggio originale in modo che si adattino meglio alla finestra della
nostra risposta, ma spesso crea più pasticci di quanti ne risolva.
Il quinto bottone evita di inserire nel messaggio tutti
gli headers, ed andrebbe sempre marcato: raramente gli headers possono
essere interessanti.
Se volete avere una visione degli headers completi di un messaggio
ricevuto, premete Backspace e vi compariranno in tutta la loro maestà.
Un altro backspace li rimanda a cuccia.
Il sesto bottone: "Use custom headers line" è importante
ed andrebbe marcato sempre. Ci mostra una finestra nella quale potremo
stabilire o scegliere una frase iniziale standard ad esempio: Il giorno(~D)
alle ore(~T) Il signor Tal dei Tali (~F) ha scritto:
|
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Per ottenere ciò scriveremo nella finestrina ciò che
ci aggrada tenendo presente che le variabili che potremo utilizzare sono
solo quelle prefissate. Pegasus Mail sostituirà la data dove noi
avremo inserito ~D l’orario se noi inseriremo ~T e così
via. Il resto del testo è a nostro piacere.
Una nuova combo-box ci consente di stabilire anche in questa fase,
l'identita' che vorremo assumere per quella specifica risposta.
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| Il settore addressing ci consente di scegliere esattamente il
destinatario (anche più di uno) della nostra risposta. |
2.4 Reindirizzare
Possiamo inviare un messaggio ricevuto ad altro destinatario per conoscenza.
Basta aprire il messaggio e premere il tasto Forward; si aprirà
una finestra che dovremo completare con l’indirizzo della persona a cui
vogliamo reindirizzare il messaggio.(c’è anche qui, in fondo al
campo un bottone contenete gli ultimi indirizzi usati ed è probabile
vi sia quello che ci serve). Anche in questo caso è presente la
combo-box che ci consente di assumere una diversa identita'.
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| Questa finestra ci offre anche l’opzione di editare o meno il messaggio
che stiamo reindirizzando. |
2.5 Archiviare
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| I messaggi che continuiamo a ricevere non rimangono nel folder New
Mail, che non ne sopporta più di cento neppure quando è
forzato (da un comando di configurazione) a conservare la posta. Questo
limite è stato fissato appositamente per stimolarci a tenere la
nostra posta in ordine. Una volta letto, il nuovo messaggio andrà
nel Main Folder dove non c’è limite stabilito.
La soluzione più pratica consiste nel creare una serie
di cartelle e di raccoglitori nella finestra dei Folder ed archiviarvi
tutta la nostra posta in bell’ordine.
Le istruzioni per gestire i raccoglitori e le cartelle sono già
state pubblicate in un apposito capitolo.
Per inserirvi i messaggi premere il tasto Move che vi mostrerà
la finestra dei Folders: è sufficiente un doppio click sul folder
desiderato ed il messaggio ci salterà dentro. Il modo piu' rapido
pero' è di usare il drag & drop cioe' di agganciare col mouse
il messaggio o i messaggi in questione e trascinarli nel nuovo folder di
destinazione.
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| Un messaggio può anche essere archiviato in più di una
cartella, se così ci occorre; basta usare il tasto Copy per
copiarlo in diverse cartelle. Anche questo si può ottenere col drag
& drop premendo contemporaneamente il tasto Alt.
Un sistema ancora migliore per l’archiviazione consiste nell’uso dei
filtri per dire a Pegasus Mail che quando arriva un messaggio da Tizio,
lo deve immediatamente mandare nella cartella "Tizio" dove poi lo andremo
a leggere in santa pace. Possiamo anche ottenere sempre con l' uso dei
filtri di avere il messaggio sia archiviato nella cartella dedicata, sia,
in copia, nel new mail folder.
Il bello di Pegasus Mail è che ci consente di essere personalizzato
al massimo livello a seconda delle nostre esigenze. |
2.6 Cestinare
Qualcosa mi dice che questo sarà un paragrafo molto breve. Tutta
la posta che non ci interessa può essere cestinata in qualsiasi
momento e da qualsiasi folder grazie al tasto Delete. |
text by : Gianmaria Fontana di Sacculmino
published by:
Markus Johann Wiedemeier Copyright © by Pegasus Mail e Mercury/32 by David Harris All Right Reserved. Pubblicato su: 2003-04-13 (2948 letture) [ Indietro ] |
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