Come creare una lista di distribuzione

Le liste di distribuzione di Pegasus Mail sono un elenco di indirizzi e-mail. Questi elenchi risultano particolarmente utili nel caso si voglia gestire, per esempio, una piccola Mailing List oppure tutti gli indirizzi degli amici ecc..

Proprio per questa possibilità Pegasus Mail era ritenuto dai soliti malinformati il Mailer degli Spammer, reputazione che non aveva nessun fondamento.

Creare una lista di distribuzione è molto semplice: si seleziona Distribution list dal menù Addresses oppure tramite il pulsante F6.

Fatto questo si aprirà la seguente finestra:

Tramite questa finestra si possono gestire le liste di distribuzione.

	Pulsante per creare una nuova lista.
	Pulsante per cancellare la lista selezionata nell'elenco.
	Pulsante per modificare la lista selezionata.
	Pulsante che copia il nome della lista nel messaggio che si sta scrivendo. È possibile anche trascinare la lista nel campo nell'indirizzo (per esempio il campo TO) della finestra del messaggio che si sta scrivendo.
	Pulsante che chiude la finestra.

Dunque per creare una nuova lista di distribuzione premere il pulsante New list.

Come è facile dedurre inserire nel campo Long name for distribution list il nome per esteso della nostra lista di distribuzione in modo da poterlo riconoscere immediatamente, nel campo Filename si può inserire, ma non è obbligatorio, il nome del file che conterrà l'elenco degli indirizzi. Nel caso non si scriva il nome del file Pegasus Mail ne creerà uno a caso. Per poter però distinguere il file di una lista da tutte le altre è preferibile inserire un nome anche perché una volta creato non sarà possibile cambiarlo.

Tramite l'opzione System-wide listè possibile creare una lista che sarà disponibile a tutti gli utenti che usano Pegasus. Questo perché il file verrà salvato nella directory dove si trova il programma e non nella casella postale dell'utente che ha creato la lista.

Una volta deciso il nome si preme OK e comparirà la finestra seguente dove inserire tutti i parametri della lista:

Nella parte superiore della finestra si inseriscono i parametri della lista:

• Title: Il titolo, che sarà quello inserito nella finestra precedente. Qui è riportato nel caso volessimo cambiarlo.
• To: field In questo campo si può inserire un indirizzo "fittizio"; lo si può inventare oppure usarne uno vero, in questo modo chi riceve la lettera non vede gli indirizzi della lista ma solo questo indirizzo. Se al contrario si lascia vuoto questo campo nel messaggio saranno inseriti tutti gli indirizzi della lista e quindi visibili a chi riceve l'e-mail, cosa veramente spiacevole soprattutto se gli indirizzi sono molti.
  Per esempio se scrivo una lettera ad una lista di amici posso inserire: "Ai miei amici" <amici@miei.com>

  

  In questo modo tutti gli indirizzi in lista riceveranno la mia lettera senza però che vedano gli indirizzi ai quali è stata spedita ma solo il testo inserito nel campo To: field. Questo testo non può essere qualunque ma deve avere un formato specifico: "testo descrittivo" <indirizzo_e-mail>. Come testo descrittivo puoi inserire qualsiasi cosa come un nome ma racchiuso tra virgolette, mentre come indirizzo_e-mail un indirizzo verosimile racchiuso tra parentesi ad angolo <>, io ti consiglio di usare il tuo.

• Reply to In questo campo inserire un eventuale indirizzo al quale mandare le risposte.
• Confirm reading Selezionare questa opzione se si vuole avere una ricevuta dell'avvenuta lettura del messaggio da parte di ogni destinatario. Purtroppo l'esito di questa opzione è subordinato alle impostazioni di chi riceve la lettera, quindi non sempre si riceve una conferma anche se il messaggio è stato letto.
• Confirm delivery Selezionare questa opzione se si vuole avere una conferma dell'avvenuta consegna di ogni lettera. Purtroppo come per l'opzione precedente anche questa dipende dal server e quindi non sempre si ottiene la conferma anche di lettere perfettamente arrivate al destinatario.
• Urgent Se si seleziona questa opzione non significa che il messaggio arriverà più velocemente ma significa che avrà più rilievo rispetto alle altre lettere. Per esempio in Pegasus Mail le lettere urgenti hanno il colore rosso nel New Mail Folder, ma niente di più.
• Signature Selezionare la firma da apporre in fondo alla lettera.

Nella parte inferiore della finestra c'è lo spazio dove inserire gli indirizzi della lista. Questi devono essere ognuno su una riga e non separati da virgole o altro.

Per aggiungere gli indirizzi esistono diversi modi:

• scrivendo l'indirizzo nella finestra Addresses;
• tramite l'azione Add user to list di un filtro. Nel caso in cui l'indirizzo sia già presente non viene aggiunto;
• trascinando un messaggio nella finestra della lista di distribuzione e selezionando Sender's reply address only;
• trascinando un indirizzo da un Address book nella finestra della lista di distribuzione;
• cliccando con il tasto destro su un messaggio o nella finestra di lettura di un messaggio e selezionando Add sender to Mail list. In caso l'indirizzo sia già presente nella lista non ne sarà aggiunto un altro;
• nella finestra di lettura di un messaggio, selezionare l'indirizzo da aggiungere, cliccare con il pulsante destro del mouse e selezionando Copy selection to Dlist. In caso l'indirizzo sia già presente nella lista non ne sarà aggiunto un altro;

Per eliminare un indirizzo da una lista di distribuzione:

• cancellare la riga con l'indirizzo dall'elenco nella finestra Addresses;
• tramite l'azione Remove from list di un filtro;
• cliccando con il tasto destro su un messaggio in un Folder o nella finestra di lettura di un messaggio e selezionando Remove sender from Mail list;

Come detto in precedenza bisogna creare una lista di indirizzi ognuno su una riga; è possibile anche definire se gli indirizzi devono andare nel campo TO o CC. Questo è utile solo nel caso si lasci vuoto il campo To: field in modo che i destinatari vedranno gli indirizzi. Inserire nella finestra degli indirizzi la riga TO per indicare tutti gli indirizzi da inserire nel campo TO, la riga CC per indicare quali indirizzi vanno nel campo CC.

Esempio:

In questo caso verrà spedita una lettera con destinatario pippo@paperopoli.com ed una copia carbone a pluto@disney.com ed una a minni@paperopoli.com.

Questo metodo è utile nel caso si abbiano molti indirizzi e quindi non possono essere tutti scritti nel campo TO o CC dell'editor dei messaggi per mancanza di spazio.

Dopo aver dato tutte le opzioni e inserito tutti gli indirizzi possiamo salvare la lista di distribuzione premendo il pulsante Save. In caso contrario premere il pulsante Cancelper non salvare le modifiche appena apportate.

Siamo dunque pronti per spedire una lettera con una lista di distribuzione. Per farlo basterà un doppio click del mouse sul nome della lista che vogliamo utilizzare nella finestra Distribution Lists; sarà quindi aperto un nuovo messaggio che avrà nel campo To: del destinatario il nome del file della lista con l'estensione PML e preceduto da una @.

Se ci ricordiamo il nome esatto del file possiamo anche premere la combinazione Ctrl+N ed inserire il nome del file sempre con l'estensione PML e preceduto da una chiocciola.

Un'ultima cosa da dire è che spendendo un messaggio con una lista di distribuzione tutti i destinatari riceveranno la stessa lettera. Esiste in Pegasus Mail la possibilità di spedire a molti indirizzi una lettera personalizzata tramite l'opzione Mail Merge...

... ma questa è un'altra storia!

text by :Carlo Nichelatti
published by:
Markus Johann Wiedemeier

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Pubblicato su: 2003-04-13 (1733 letture)